Door middel van UitleenSoftware-Basis, is het mogelijk om artikelen en leden te beheren en de artikelen aan deze leden uit te lenen.
Deze set aan functies kan gezien worden als goede vervanger van de papieren ledenadministratie en de kaartenbakken.

Dit basis-pakket bevat in hoofdlijnen de volgende functionaliteiten:

• Hoofdfuncties
• Artikel-beheer
• Leden-beheer
• Stamgegevens-beheer
• Instellingen

Meer in detail:

Met deze module is het mogelijk om de onderdelen waaruit een artikel bestaat zo compleet mogelijk te houden.

Veel artikelen bestaan uit meerdere onderdelen. Wanneer een onderdeel mist of kapot geraakt kan dit het gebruik van het artikel nadelig beïnvloeden. Zodoende is het streven om het uit te lenen artikel zo compleet en netjes mogelijk te houden. Bij menig uitleen-organisatie is hier bij de medewerkers en de leden hier veel aandacht voor en kost het veel tijd en communicatie om het artikel zo compleet mogelijk te houden.

Met deze module is het mogelijk om de verantwoordelijke van iedere zoek- of kapot geraakt onderdeel te traceren en daarop aan te spreken c.q. financiële consequenties er aan te verbinden. Tevens kan het artikel (tijdelijk) uit de roulatie genomen worden om het eerst weer compleet te maken door het onderdeel bij te bestellen en/of er via de lener er voor te zorgen dat het onderdeel weer terug komt.

Praktijkvoorbeeld:

• Bij een doos Duplo zitten vaak bouw-instructie boekjes waar in detail vermeld staat hoe een auto, vliegtuig of huis gebouwd moet worden. Als een essentieel onderdeel of het instructie-boekje ontbreekt is het spelen minder aantrekkelijk of zelfs nutteloos.

Module voor reserveren van artikelen voor leden op een aangegeven periode.

Het kan voorkomen dat de uitleen-vraag naar bepaalde artikelen groter dan het aanbod. Bijvoorbeeld bij een nieuw aangekocht populair stuk speelgoed.
Ook kan het voorkomen dat op een bepaalde datum/periode een lid graag over een artikel wil beschikken. Bijvoorbeeld een beamer voor een voetbalwedstrijd.
Voor dergelijke situaties is het reserveren van een artikel dan een uitkomst: Met een lid wordt dan vooraf de uitleen van een artikel in een bepaalde periode afgesproken. Alle andere leden kunnen het artikel buiten deze periode om nog gewoon lenen.

Onder deze module vallen o.a. de volgende functionaliteiten:

• Reserveringen lijst scherm
• Lid-Reserveringen
• Artikel-Reserveringen
• Reserveringen beheer
• Uitleen, reservering toevoegen
• Reserveringen op Uitleen-print.

Onder deze module vallen een groot scala aan financiële afhandelingen binnen het systeem.

Dankzij een goede financiële administratie worden die kosten daar belegd waar ze horen.

Bijvoorbeeld:

• Lidmaatschap-/ Contributie-kosten;
• Uitleen-kosten;
• Reserverings-kosten;
• Kosten voor kwijtraken van onderdelen;
• Kosten voor kapot geraken van onderdelen;
• Kosten voor vervanging van onderdelen.

Onder deze module vallen o.a. de volgende functionaliteiten:

• Afrekenen
• Kasboek-tabblad
• Tarieven
• Contributie Toevoegen
• Kasbedrag bepalen
• Kasstaten
• Kasboek-Lijst scherm
• Kasboek toevoegen
• Terugdraaien afrekening
• Automatische kostenbepalingen
• Kostenloze periode
• Artikel-waarde rapport
• Artikel-afschrijving
• Kasboek-jaar rapport

Met deze module worden verschillende aanvullende functies aangeboden die de communicatie rondom het uitlenen/verhuren verbeteren.

Onder deze module vallen o.a. de volgende functionaliteiten:

• Opmerkingen-Logboek
• Foto op schermen
• Artikel-Foto's Scherm
• Meldingen
• Artikel-Waarschuwingen
• ArtikelSuggesties
• Enquetes
• Showmap
• Gebieden
• Post-Labels

Verzameling van allerhande handige extra functies rondom het uitlenen/verhuren van artikelen.

Onder deze module vallen o.a. de volgende functionaliteiten:

• Artikel - Acties/Activiteiten
• Artikel- en Leden- Thema's
• Zoek-/Kapot-geraakte onderdelen
• Te late artikelen
• Checklist
• ArtikelSoorten
• Importeren/Synchroniseren data
• Verwachte drukte overzichten
• Leeftijdgroepen
• Uitleen/Inname zonder "kleine onderdelen-doosje" mogelijk
• Laatst uitgeleende artikelen-rapport
• Aantal uitgeleende artikelen-rapportages
• Transportlijst
• Dupliceren artikel
• Volgnummers bij toevoegen onderdelen automatisch

Module met verschillende functies rondom de ingeplande medewerkers voor het uitlenen/verhuren van de artikelen.

Onder deze module vallen o.a. de volgende functionaliteiten:

• Dienstenrooster
• Dienstrooster-Rapport
• Planningsperiode-Rapport
• Openingen-Rapport
• Planningsconflicten-Scherm

Tevens kan de functie-autorisatie overzichtelijker worden uitgevoerd met de zogenaamde Rol-autorisatie.